La conservazione elettronica è il primo passo per una gestione semplice, ordinata e paperless delle informazioni aziendali più preziose.
IX-CE CONSERVAZIONE ELETTRONICA IN OUTSOURCING
CHE COS’È LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA
La conservazione digitale è l’insieme di procedure informatiche ed organizzative che permettono di assicurare, nel tempo, il valore fiscale e legale dei documenti (nativi digitali o cartacei).
COSA FA UN SISTEMA DI CONSERVAZIONE
Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, adattabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, dalla presa in carico allo scarto.
COME FUNZIONA
Il documento in formato digitale viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.
- La firma digitale è l’evidenza informatica che garantisce integrità e provenienza del dato/documento
- La marcatura temporale è il riferimento temporale con data certa opponibile a terzi
QUALI DOCUMENTI?
Si possono conservare digitalmente la maggior parte dei documenti di un’organizzazione:
Ordini, DDT, Fatture, Ricevute e scontrini fiscali, Libro giornale, Registri IVA, Dichiarazioni fiscali, Libro Unico del Lavoro, Giornali di magazzino, Libri sociali, Documenti sanitari, Documenti protocollati da Pubbliche Amministrazioni, Contratti etc.
ALCUNI VANTAGGI:
MAGGIORE EFFICIENZA
- Definizione di uno standard per la struttura d’archivio con conseguente uniformità dei servizi proposti da enti accreditati
- Portabilità archivio
- Semplicazioni e eliminazione vincoli durante fasi di esibizione al pubblico ufficiale
- Reperimento immediato di documenti e informazioni
RIDUZIONE TEMPI, COSTI, SPAZI E RISORSE
- Costi (diretti ed indiretti) sui processi operativi
- Spazi dedicati allo stoccaggio e all’archivio dei documenti
- Risorse dedicate alla gestione e alle attività relative ai documenti
COMPLIANCE NORMATIVA E INNOVAZIONE PROCESSI
- La fatturazione elettronica richiede la conservazione digitale
- Tassello fondamentale per la dematerializzazione
- Nessun documento cartaceo prodotto in nessuna fase del suo ciclo di vita